Was Unternehmen vor dem nächsten Microsoft-Renewal prüfen sollten

Ein Microsoft-Renewal ist für viele Unternehmen ein wiederkehrender, routinierter Prozess. Ohne gründliche Vorbereitung kann jedoch ein Renewal schnell unnötig teuer werden. Besonders komplexe IT-Landschaften bergen erhebliche Risiken für Fehl- oder Überlizenzierung.

Die zentrale Grundlage für eine korrekte und kosteneffiziente Lizenzierung ist dabei eine saubere Inventur und ein professionelles Asset-Management. Vor jedem Renewal sollten Unternehmen daher einige wesentliche Punkte kritisch überprüfen.

Unabhängig vom Lizenzmodell sollte vor jedem Renewal klar sein,

• Wie viele Mitarbeiter aktuell im Unternehmen tätig sind,
• Wie viele Benutzer- und Geräte-Lizenzen in welchem Umfang genutzt werden (Z.B. Nutzer mit Microsoft 365 E5-Lizenzen verwenden den Großteil der enthaltenen Funktionen nicht aktiv. Entsprechend können Inhalte der Lizenzpläne angepasst werden.)
• Welche Produkte in welchen Mengen im Einsatz sind.

Fehlende Transparenz in diesen Punkten führt fast zwangsläufig zu falschen Lizenzentscheidungen und damit zu unnötigen Kosten.

In klassischen Cloud-Umgebungen ist die Lizenzverwaltung vergleichsweise übersichtlich. Lizenzen werden einzelnen Usern aktiv zugewiesen.

Das bedeutet beispielsweise, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sieht man ungenutzte Lizenzen meist schnell. Abweichungen zwischen tatsächlichem Bedarf und lizenzierter Menge lassen sich direkt erkennen.

Aber auch hier gilt: Ohne klares Asset-Management bleiben Lizenzen oft länger aktiv als notwendig.

Am häufigsten treten Lizenzmissstände in On-Premises-Umgebungen auf. On-Premises-Software wird installiert, nicht zugewiesen. Deshalb hängt die korrekte Lizenzierung stark von interner Dokumentation und laufender Überwachung ab.

Typisches Szenario aus der Praxis:

Server werden installiert, ersetzt oder erweitert, ohne dass die Lizenzsituation angepasst wird. Unternehmen betreiben zum Beispiel 20 Server, obwohl nur Lizenzen für einen Teil davon vorhanden sind.

Zusätzlich erschwert die hardwarebasierte Lizenzierung die Situation. Viele zentrale Microsoft-On-Premises-Produkte werden nicht nach Nutzern, sondern nach der Server-Hardware lizenziert. Die Lizenzkosten basieren dabei direkt auf der Anzahl physischer Prozessoren (CPUs) oder Prozessorkerne (Cores). Ohne laufende Inventur und Überwachung entstehen hier schnell hohe Mehrkosten.

Der aktuelle Trend geht klar Richtung Cloud. Viele Unternehmen migrieren schrittweise von lokalen Systemen in die Cloud. Das Ergebnis sind Hybrid-Umgebungen:

• Teile der On-Premises-Infrastruktur werden abgebaut,
• Andere Komponenten laufen parallel weiter,
• Cloud-Services kommen zusätzlich hinzu.

Gerade in dieser Übergangsphase passiert häufig, dass On-Premises-Lizenzen bestehen bleiben, obwohl Systeme nicht mehr oder nur teilweise genutzt werden. Gleichzeitig entstehen laufende Kosten, da auch für ungenutzte oder nur teilweise genutzte Lizenzen jährliche Wartungs- und Software-Assurance-Gebühren anfallen.

Wir sehen sehr oft ein ähnliches Bild:

Ein geplanter Server-Austausch oder eine technische Modernisierung wird umgesetzt, ohne dass die lizenzrechtlichen Auswirkungen vollständig berücksichtigt werden. Erst im Nachhinein wird sichtbar, dass diese Änderungen erhebliche zusätzliche Lizenzkosten nach sich ziehen können:

• Die Anzahl der Cores wird geändert oder Systeme werden in ein anderes Rechenzentrum verlagert
• Die virtuelle Umgebung wird neu strukturiert oder erweitert 

Vorbereitung spart Geld und Risiken. Ein Microsoft-Renewal sollte niemals nur eine automatische Verlängerung bestehender Verträge sein.

Je komplexer die Umgebung, desto wichtiger ist professionelles Lizenz- und Asset-Management – lange bevor das nächste Renewal ansteht.