So gelingt die Migration zu Microsoft Exchange Online

22.06.2020 | Anleitungen, Microsoft

Migration zu Microsoft Exchange Online

Wenn Sie als Unternehmen Ihr Email-System zu Microsoft Exchange Online migrieren wollen, gibt es unterschiedliche Methoden. Die richtige Wahl hängt von den Anforderungen und der Ausgangssituation ab. Wir haben uns die Methoden im Detail angesehen.

Mit Microsoft Exchange Online werden Ihre Messaging- und Kollaborationsdienste in der Cloud gehostet, z.B. bei einem Microsoft-365-Abo. Das heißt: Statt z.B. über einen eigenen Server läuft Ihre Email-Kommunikation und alle Collaboration-Tools über einen Exchange Online Server – gehostet von Microsoft.

Was sind die Vorteile von Exchange Online?

Zu den Benefits zählen unter anderem:

  • Höhere Security-Standards
  • Verlässlichkeit: 99,9% Up-Time
  • Einfache Verwaltung
  • Zugriff von überall
  • 24/7-Telefon-Support

Wie funktioniert das Migrieren bestehender Email-Systeme zu Exchange Online?

Wie die Migration funktioniert und welche Methode gewählt werden sollte, hängt im Wesentlichen von Ihrer Situation und Ihrem aktuellen System ab:

Migration von einem bestehenden on-premise Exchange Server

Ein Administrator kann alle Emails, Kalenderdaten und Kontakte von Nutzermailboxen zu Microsoft 365 migrieren. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten:

Cutover Migration

Wenn Sie Exchange 2003 oder höher mit unter 2.000 Mailboxen verwenden, können Sie über das Exchange Admin Center (EAC) eine Cutover Migration starten. Wir empfehlen, das allerdings nur bei unter 150 Mailboxen zu tun, da die Dauer der Migration sonst sehr lange sein kann.

  1. Der Administrator sollte zunächst an alle Nutzer die bevorstehenden Änderungen kommunizieren und die Domain Ownership beim Domain-Anbieter verifizieren.
  2. Jetzt werden die Server vorbereitet und in Microsoft 365 wird eine leere, Email-fähige Security-Gruppe erstellt.
  3. Migration Endpoint erstellen: Der Admin verbindet Microsoft 365 mit dem on-premise Email-System.
  4. Der Administrator migriert die Mailboxen und verifiziert die Migration.
  5. Microsoft-365-Lizenzen werden an die Nutzer vergeben.
  6. Die Domain wird so konfiguriert, dass sie Emails direkt an Microsoft 365 leitet.
  7. Das Routing wird überprüft, danach wird der Cutover Migration Batch gelöscht.
  8. Der Administrator führt die Post-Migration Tasks durch (Lizenzen zuteilen, Autodiscover DNS einstellen)
  9. Der Admin sendet ein Willkommens-Email und erklärt den Nutzern, wie sie sich in ihre Email-Postfächer einloggen können.Eine detaillierte Aufschlüsselung aller Schritte finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/cutover-migration-to-office-365

Staged Migration

Diese Methode sollten Sie anwenden, wenn Sie Exchange 2003 oder 2007 verwenden und mehr als 2.000 Mailboxen migrieren müssen. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/perform-a-staged-migration/perform-a-staged-migration

Migration mittels eines integrierten Exchange Servers und einer Microsoft-365-Umgebung (Hybrid)

Diese Methode wenden Sie an, um sowohl on-premise als auch Online-Mailboxen zu behalten und Nutzer nach und nach zu migrieren. In diesen Fällen verwenden Sie diese Methode:

Import von PST-Dateien (Outlook-Daten)

Wenn Ihr Unternehmen über viele große PST-Dateien verfügt, können Sie das Import Service von Microsoft 365 nutzen, um Ihre Email-Daten zu Microsoft 365 zu migrieren: Entweder Sie laden die Dateien hoch oder Sie schicken die Dateien auf einem Datenträger. So funktioniert der Import: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/importing-pst-files-to-office-365

Migration der Emails aus einem anderen IMAP-fähigen Email-System

Sie können IMAP verwenden, um Nutzer von Gmail oder anderen IMAP-fähigen Email-Systemen zu migrieren. Beachten Sie, dass nur die Postfächer, nicht aber die Kontakte, Kalenderdaten und Aufgaben über IMAP migriert werden können – das kann nur jeder Nutzer einzeln durchführen. Außerdem werden mit dieser Methode nicht automatisch Postfächer in Microsoft 365 angelegt. Das müssen Sie manuell vorab für jede Mailbox machen. Alle Details finden Sie hier: https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/mailbox-migration/migrating-imap-mailboxes/migrating-imap-mailboxes

Die Nutzer importieren ihre Emails selbst

Nutzer können selbst ihre eigenen Emails, Kontakte und anderen Mailbox-Daten in Microsoft 365 importieren. Hier gibt es eine Anleitung dazu: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/migrate-email-and-contacts-admin

Sie brauchen Unterstützung bei der Migration?

Wir beraten Sie gerne, welche Migrations-Methode die richtige für Ihr Unternehmen ist und unterstützen Sie bei der Durchführung. Nehmen Sie unverbindlich Kontakt auf!

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