Microsoft 365 Suites im Vergleich: E3, E5, F1, F3

Warum lohnt sich jetzt ein Blick auf Microsoft 365-Lizenzen?

Microsoft hat angekündigt, die Preise für mehrere Microsoft 365-Suites ab Juli 2026 zu erhöhen – darunter auch die Pläne E3, E5, F1 und F3.

Eine detaillierte Übersicht zu den geplanten Preisänderungen finden Sie in einem unserer letzten Blogbeiträge.

Grund für die Preiserhöhung sind über 1.100 neue Funktionen: KI-, Sicherheits- und Analyse-Erweiterungen. Gerade bei Enterprise-Lizenzen wie E3 und E5 ist diese Entwicklung wichtig, da die neuen Features stärker integriert werden und so ändert sich entsprechend die Kosten-Nutzen-Relation. Daher ist es sinnvoll, die aktuelle Lizenzlandschaft jetzt zu bewerten, um die Entwicklung strategisch vorzubereiten.

In diesem Blogartikel zeigen wir, wie sich die Microsoft 365-Suites unterscheiden, welche Neuerungen im Zuge der Preiserhöhung hinzukommen und für welche Unternehmensszenarien sich welche Suite lohnt.

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E3 ist der klassische Enterprise-Plan für Unternehmen, die Produktivität, Kollaboration und grundlegende Sicherheit benötigen.

Enthaltene Kernfunktionen:

1. Die vollständige Office 365 E3 Suite, bestehend aus:

• den klassischen Office-Apps (Desktop, Web & Mobile)
• Exchange Online (E-Mail)
• Microsoft Teams (Chat & Meetings)
• SharePoint & OneDrive

2. Enterprise Mobility + Security E3 (EMS E3)

Intune Plan 1 und Entra ID Plan 1, inklusive: Multi-Factor Authentication (MFA) und Conditional Access.

3. Windows Enterprise E3 inlusive Defender for Endpoint Plan 1.

Neu bei E3:

Microsoft Defender for Office Plan 1 erweitert Schutz gegen E-Mail-Threats

Intune Plan 2 & Intune Advanced Analytics verbessern End-to-End-Geräteverwaltung

Microsoft 365 E5

E5 baut auf E3 auf und erweitert den Funktionsumfang um erweiterte Sicherheits- und Compliance-Funktionen, tiefere Analyse-Tools und Microsoft Teams. Vor allem die E5-Suite profitiert im Zuge der Preisänderung 2026 von einem deutlich erweiterten Funktionsumfang.

Zusätzlich zu den E3-Funktionen beinhaltet E5:

Teams Phone & Audio Conferencing

• Cloud-Telefonie direkt über Teams
• PSTN-Anbindung und gebührenpflichtige Telefonieoptionen

Power BI Pro

• Business-Intelligence-Plattform für interaktive Reports & Dashboards

Microsoft Defender Suite (XDR)

• Erweiterter Schutz für E-Mail, Endpunkte, Identitäten und Apps

Microsoft Purview Suite

• Erweiterte Governance, Information Protection, Insider-Risiko-Management und Compliance-Funktionen

Neu bei E5

Security Copilot für alle E5-Kunden: KI-gestützte Assistenz für Security-Analysen und Threat-Response

Intune Suite erweitert Intune-Funktionalität um tiefere Analyse- und Automatisierungs-Tools

Neben den klassischen Enterprise-Plänen gibt es spezielle Lizenzen für Nutzer, die keinen klassischen Office-Desktop-Arbeitsplatz brauchen, sondern z.B. im Einzelhandel, in der Produktion oder im Service eingesetzt werden.

Microsoft 365 F1

F1 ist der Einstieg für Frontline-Mitarbeiter mit grundlegenden Cloud-Funktionen. Er bietet Web- und mobile Versionen der Office-Apps, Teams-Zugang und Basis-Kommunikation. Es eignet sich perfekt für Mitarbeitende, die Dokumente lesen/bearbeiten und kommunizieren, aber keine vollständigen Desktop-Apps brauchen.

Enthaltene Kernfunktionen:

• Web-basierte Office-Apps
• Teams-Kommunikation
• Exchange Online (Calendar only) & OneDrive Kiosk (2 GB)

Microsoft 365 F3

F3 erweitert F1 um zusätzliche Produktivitäts- und Management-Funktionen und eignet sich für Mitarbeitende, die aktiver zusammenarbeiten und Daten nutzen.

Enthaltene Kernfunktionen:

1. Office 365 F3 umfasst:

• Web- und Mobile-Versionen von Word, Excel & PowerPoint
• Microsoft Teams (Chat, Calls, Meetings)
• Exchange Online Kiosk (2 GB) & OneDrive Kiosk (2 GB)

2. Enterprise Mobility + Security (EMS)
3. Windows Enterprise für Microsoft 365 F3 bietet eine eingeschränkte Version von Windows Enterprise mit Fokus auf Frontline- und gemeinsam genutzte Geräte.

Hinweis zur Bildschirmgröße: Für die Installation mobiler Apps ist ein Gerät mit maximal 10,9 Zoll Bildschirmdiagonale erforderlich. Die Lizenz kann aber auch auf großen Monitoren eingesetzt werden, z.B. in Produktionsumgebungen, an Kiosk- oder Terminal-Arbeitsplätzen oder bei Info-Displays mit Login. Wichtig ist jedoch, dass F3 für Web- und Mobile-Nutzung konzipiert ist und keinen vollwertigen Enterprise-Desktop-Use (z.B. intensive lokale Office-Installation oder Power-User-Szenarien) abdeckt. Für erweiterte Enterprise- oder Mobile-Apps gelten daher ggf. höhere Lizenzstufen wie E3/E5.

Entscheidend für die Lizenzzuordnung ist nicht die Hardware, sondern das Nutzungsszenario: die Rolle des Users (Frontline Worker), die Art der Nutzung (primär Web- und Mobile-first, leichtgewichtig) sowie der Einsatz auf oft Shared Geräten.

Microsoft Defender + Purview Suite FLW

Damit Sie mehr Security für Frontline Worker gewinnen können, gibt es 3 Produkte: Microsoft Defender Suite FLW, Microsoft Purview Suite FLW, Microsoft Defender + Purview Suite FLW.

Für weitere Szenarien gibt es noch viele Add-ons, unter anderem: (NCE) M365 F5 eDiscovery and Audit, (NCE) M365 F5 Information Protection and Governance, (NCE) M365 F5 Insider Risk Management.

Die Add-ons benötigen Microsoft 365 F1, Microsoft 365 F3 oder Office 365 F3 und Enterprise Mobility + Security E3 (K) als Basislizenz.

Viele Unternehmen stehen vor der gleichen Herausforderung: Microsoft entwickelt seine Suites kontinuierlich weiter, ergänzt Funktionen, passt Security- und Compliance-Bausteine an und verbindet diese Weiterentwicklungen regelmäßig mit Preisänderungen. Gleichzeitig unterscheidet sich der Funktionsumfang der verschiedenen Microsoft 365-Suites, und nicht jeder Mitarbeitende benötigt jede Funktion.

Das führt in der Praxis häufig zu Überlizenzierung.

Gleichzeitig ist es für IT-Teams kaum möglich, immer vollständig „up to date“ zu bleiben. Neue Produkte, geänderte Lizenzstrukturen, neue Security-Module und Preisänderungen erfordern laufende Aufmerksamkeit und kosten Zeit und Ressourcen.

Bedarf realistisch bewerten

Der erste Schritt ist eine ehrliche Analyse: Welche Mitarbeitenden benötigen welche Funktionen wirklich? Nicht jede Rolle braucht erweiterte Security-Funktionen, Telefonie oder Analyse-Tools.

Microsoft Reporting-Tools benutzen

Microsoft bietet Management- und Reporting-Tools, die Nutzungsdaten, Aktivitätsraten und Lizenzverbrauch sichtbar machen. In Ihrem Admin Center sehen Sie alle aktiven Lizenzen, Mengen und Ablaufdaten. Regelmäßige Analyse vermeidet stille Kostentreiber.

Regelmäßige Lizenz-Reviews etablieren

Lizenzmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten Lizenzen an Rollen- und Organisationsänderungen anpassen, Preisentwicklungen im Blick behalten und neue Features strategisch prüfen, statt blind zu übernehmen.

In einer sich permanent weiterentwickelnden Microsoft-Landschaft ist es wichtig, einen verlässlichen Lizenzpartner an der Seite zu haben. Besonders weil mit Microsoft 365 sich zahlreiche Einsparpotenziale anbieten.

Was Seidl Software zur ersten Wahl für Microsoft-Lizenzierung macht:

• Wir sind seit über 40 Jahren Microsoft-Lizenzspezialisten – keine Full-Service-IT-Dienstleister.
• Wir schöpfen alle Promos, Benefits und Zusatzrabatte von Microsoft aus
• Wir haben ein tiefes Verständnis für Preismodelle
• Wir agieren unabhängig, neutral und transparent

Mit der Expertise eines zuverlässigen Lizenzpartners sparen Sie kontinuierlich Kosten, entlasten Ihre internen Ressourcen und können sicher sein, keine wichtigen Neuerungen oder Optimierungschancen