Lizenzmanagement nach Unternehmenswachstum

Anlässe wie interne Umstrukturierungen, Migrationsprojekte, die Eröffnung oder Schließung von Standorten sowie Unternehmensübernahmen eignen sich besonders gut für eine interne Prüfung des Lizenzbestands.

Ein häufiger Grund für Unterlizenzierung ist, dass ein Unternehmen sehr schnell gewachsen ist und schlicht nicht mehr nachverfolgen konnte, wie viele Nutzer eine Software tatsächlich verwenden.

Unterlizenzierung entsteht, wenn ein Unternehmen Software in größerem Umfang nutzt, als es Lizenzen besitzt. Das passiert oft wenn ein neuer Mitarbeiter Zugriff auf ein Tool bekommt, ein Team installiert eine zusätzliche Instanz, ein zugekauftes Unternehmen bringt eigene IT-Strukturen mit.

Besonders bei schnellem Wachstum verlieren Unternehmen leicht den Überblick: neue Standorte, mehr Mitarbeiter, Cloud-Migrationen und plötzlich stimmt der Lizenzbestand nicht mehr mit der tatsächlichen Nutzung überein.

Richtig riskant wird es, wenn ein Lizenzaudit auf eine kürzlich erfolgte Unternehmensübernahme trifft. Der Prozess beginnt immer mit der Ankündigung in der Regel 30 Tage vor der Durchführung. Dann folgt die Datensammlung: Ihr Unternehmen muss innerhalb kurzer Zeit umfangreiche Informationen über installierte Software, Lizenzbestände und Nutzerzahlen zusammenstellen. Häufig werden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften beauftragt, die mit spezialisierter Software die Lizenzbestände analysieren.

Wenn alles passt, ist das Audit folgenlos. Wird jedoch eine Unterlizenzierung festgestellt, folgen Verhandlungen über die Nachlizenzierung normalerweise zum teuren Neupreis, da übliche Mengenrabatte bei nachträglicher Lizenzierung nicht gelten. Zusätzlich können rückwirkende Wartungsgebühren für den gesamten Zeitraum der Unterlizenzierung anfallen.

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Software Asset Management Tools, die sich als „All-in-One“-Lösung präsentieren: Echtzeit-Monitoring, Compliance-Dashboards, fertige Audit-Reports auf Knopfdruck. Klingt beruhigend doch in der Praxis sehen wir immer wieder dasselbe Bild: Diese Tools liefern kein vollständiges Bild. Sie zählen Installationen zuverlässig, verstehen aber weder Ihre Vertragsklauseln noch Sonderbedingungen oder die architektonischen Besonderheiten Ihrer IT-Landschaft.

Auch bei Microsoft-Abonnements kann eine Unterlizenzierung entstehen. Zum Beispiel wenn Tenant-weite Features wie Microsoft Defender for Identity aktiviert werden, die eine Lizenz pro Nutzer erfordern, oder durch automatische Zuweisung über Entra ID-Gruppen. Solche Lücken bleiben oft lange unbemerkt und werden erst bei einem Audit zum Problem. Als Microsoft Partner übernehmen wir für unsere Kunden das laufende Lizenzmanagement und behalten den Überblick über Zuweisungen, Verträge und tatsächliche Nutzung, damit genau solche Situationen gar nicht erst entstehen.

Schritt 1: Verschaffen Sie sich eine vollständige Vertragsbasis. Sammeln Sie alle aktiven Lizenzverträge, Amendments, und Abonnements an einem zentralen Ort. Nicht verstreut in E-Mails, Einkauf und Finance. Es ist ein Repository, auf das im Audit-Fall sofort zugegriffen werden kann.

Schritt 2: Dokumentieren Sie Ihre Infrastruktur: Virtualisierung, Cloud-Konfigurationen, Citrix-Umgebungen, Remote Access. Auditoren berechnen den Lizenzbedarf auf Basis der Architektur, nicht nur der Installation.

Schritt 3: Führen Sie regelmäßige interne Audits durch. Gleichen Sie mindestens zweimal pro Jahr den eigenen Lizenzbestand gegen die tatsächliche Nutzung ab. Besonders nach Wachstumsereignissen wie Übernahmen, neuen Standorten oder Cloud-Migrationen. Diese Anlässe eignen sich besonders gut, um einer Unterlizenzierung präventiv entgegenzuwirken.

Schritt 4: Holen Sie sich Expertise ins Haus oder von außen. Ob interner SAM-Spezialist oder externer Berater: Lizenzmanagement braucht jemanden, der die aktuellen Lizenzregeln kennt, Ihre Verträge versteht und im Audit-Fall die Positionen gegenüber dem Hersteller vertreten kann. Studien zeigen, dass Unternehmen mit professionellem Lizenzmanagement ihre jährlichen Softwareausgaben um bis zu 30 Prozent senken können.

Unternehmenswachstum ist ein Grund zur Freude, solange es nicht zur Lizenzfalle wird. Wer frühzeitig auf ein strukturiertes Lizenzmanagement setzt, schützt sich vor “Überraschungen” bei einem Audit und spart langfristig Kosten.

Als unser Bestandskunde profitieren Sie dabei von einem besonderen Vorteil: Im Falle einer Microsoft-Lizenzprüfung stehen wir Ihnen kostenfrei wie ein Anwalt zur Seite. Wir begleiten Sie durch den gesamten Audit-Prozess, setzen uns für eine faire Bewertung ein und sorgen dafür, dass Sie bestens vorbereitet sind. Dank unserer Expertise minimieren wir Risiken und vermeiden unnötige Kosten.