Checkliste: So professionalisieren Sie Home Office in Ihrem Unternehmen

Mai 26, 2020 | Anleitungen, Microsoft

Checkliste: Homeoffice

Viele Unternehmen mussten in den letzten Wochen Corona-bedingt auf Home Office umsatteln – und sind nun auf den Geschmack gekommen. Die Akzeptanz für das Arbeiten von Zuhause scheint zu steigen. Unsere Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie professionelle Bedingungen fürs Home Office in Ihrem Unternehmen schaffen.

In diesen Tagen und Wochen kehren viele von uns aus dem Corona-Home-Office zurück ins Büro. Ob mit Erleichterung oder Wehmut hängt in vielen Fällen davon ab, wie professionell die Rahmenbedingungen für das Arbeiten von Zuhause waren. Was wir auf jeden Fall gelernt haben: Die Akzeptanz von Home Office steigt und wird wohl vermehrt Eingang in den Büroalltag finden. Damit die Qualität der Arbeit aber nicht leidet, müssen gewisse Punkte erfüllt sein. Mit unserer Checkliste professionalisieren Sie Ihr Home Office.

Geräte

Alle Ihre Mitarbeiter brauchen für die jeweiligen Bedürfnisse passende Endgeräte, damit sie ihre Aufgaben auch von zu Hause oder unterwegs in gewohnter Qualität erfüllen können. Bedenken Sie dabei, dass je nach Aufgabengebiet unterschiedliche Geräte Sinn machen: Wer braucht einen leicht zu transportierenden Laptop bzw. Tablet? Wer braucht einen leistungsstarken Stand-PC? Besondere Vorsicht ist geboten, wenn Mitarbeiter private Geräte im Home Office nutzen: Ein durchdachtes Sicherheitskonzept ist hier umso wichtiger. (Mehr dazu im Punkt „Sicherheit“).

Zugang zu Daten

Viele Unternehmen verwenden zur Ablage und zum Austausch von Dokumenten und Inhalten Datenserver, auf die nur über das Firmennetzwerk zugegriffen werden kann. Eine mögliche Lösung, um das auch vom Home Office zu ermöglichen, ist die Einrichtung eines Virtual Private Network (VPN), das es Mitarbeitern von zu Hause aus erlaubt, mittels verschlüsselter Verbindung auf das Firmennetzwerk zuzugreifen. Eine andere Möglichkeit ist die Umstellung von lokalen Datenservern auf Cloud-Dienste. Microsoft 365 bietet dabei für Unternehmen die Dienste OneDrive und SharePoint an, die es erlauben, Daten und Dokumente über die Cloud auszutauschen, zu versionieren und zu synchronisieren. Das heißt, egal wo Ihre Mitarbeiter auf die Daten zugreifen oder sie bearbeiten: Sie sind immer auf dem aktuellen Stand.

Sicherheit

IT-Security ist ein hochsensibles Thema, wenn es um Home Office geht. Dabei gilt es mehrere Faktoren zu bedenken:

  • Datensicherheit: Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Möglichkeiten für sicheren Daten-Austausch zur Verfügung. Sei es über die Einrichtung eines VPN-Zugangs zum Firmennetzwerk oder über Microsoft-365-Cloud-Dienste wie OneDrive und SharePoint. Hier können Sie auf die umfangreichen Sicherheitskonzepte und die erfahrenen Experten von Microsoft vertrauen.
  • Gerätesicherheit: Egal ob Privatgerät oder Firmenlaptop: Sorgen Sie dafür, dass die Devices Ihrer Mitarbeiter regelmäßig gewartet und aktualisiert werden und mit entsprechendem Virenschutz ausgestattet sind.
  • Mitarbeiter-Awareness: Grundlage eines guten Sicherheitskonzepts sind immer aufmerksame, gut geschulte Mitarbeiter. Sensibilisieren Sie Ihre Kollegen hinsichtlich Phishing-Mails, Schadsoftware, sicherer Passwörter oder Zwei-Faktor-Authentifizierung. Aber auch das Erinnern an vielleicht banal wirkende Dinge wie die Aktivierung der Bildschirmsperre beim Verlassen des Geräts – besonders beim Arbeiten an öffentlichen Orten – kann helfen Sicherheitslücken zu schließen.

Meeting-Möglichkeiten

„Beim Reden kommen d’Leut‘ z’samm“ gilt auch für die Arbeit im Home Office. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Tools an die Hand, mit denen sie interne oder externe Meetings als Videokonferenzen und Online-Präsentationen gestalten können. Die App Teams im Microsoft-365-Paket besticht dabei durch einfache Usability, exzellente Videoqualität und nützliche, in den Videocall integrierte Funktionen wie Chats, Notizen oder Dateienaustausch.

Tools zur Zusammenarbeit

Modernes Zusammenarbeiten im Team ist längst mehr als endlose Email-Konversationen, Telefonate oder Chat-Programme von Drittanbietern. Microsoft 365 stattet Sie mit der mächtigen Software „Teams“ aus, die es Kollegen ermöglicht, sich strukturiert auszutauschen, Projekte zu organisieren, Aufgaben zu verteilen, Dateien und Dokumente zu teilen bzw. gemeinsam zu bearbeiten und nicht zuletzt virtuelle Meetings abzuhalten.

Guidelines

Home Office bedeutet für Unternehmer, ein Stück weit Kontrolle über die Mitarbeiter abzugeben, dadurch aber auch neue kreative und produktive Potenziale zu erschließen. Dennoch empfehlen wir, den Mitarbeitern ein paar einfache Regeln, aber auch Hilfestellungen fürs Home Office mitzugeben:

  • Sicherheitshinweise: Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter wie oben erwähnt für wichtige Sicherheits-Aspekte.
  • Verfügbarkeiten: Das Arbeiten von zu Hause aus ist oft mit flexiblerer Zeiteinteilung verbunden. Definieren Sie dennoch Spielregeln für generelle Verfügbarkeiten der Mitarbeiter.
  • Kommunikationsstrukturen & Austausch: Auch wenn die gemeinsame Kaffee- oder Mittagspause manchmal belächelt wird, so dient sie doch oft zum sozialen und fachlichen Austausch und sorgt damit nicht nur für Teambuilding, sondern auch für einen Wissenstransfer innerhalb der Belegschaft. Ermöglichen und ermutigen Sie diesen Austausch, z.B. durch informelle Videokonferenzen.

Sie wollen die Home-Office-Möglichkeiten in Ihrem Unternehmen professionalisieren? Wir beraten Sie gerne zu Ihren Anforderungen und stellen für Sie das perfekte Microsoft 365 Software Paket zusammen.

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