5 nützliche Tipps für das Arbeiten mit Microsoft Teams

31.03.2021 | Lizenzen, Microsoft

Microsoft Teams ist eine der am häufigsten genutzten Kollaborations-Software-Lösungen und hat besonders durch die Corona-Situation enormen Zuwachs erfahren. Wir möchten Ihnen in diesem Artikel 5 nützliche Tipps für das Arbeiten mit MS Teams aufzeigen, die Sie vielleicht noch nicht kennen.  

1) Nutzen Sie Lesezeichen

Wer kennt es nicht: Da hat eine Kollegin oder ein Kollege doch mal eine wichtige Information im Chat geschrieben, die Sie jetzt unbedingt dringend brauchen würden. Das Lesezeichen kann Ihnen in genau solchen Situationen das Finden erleichtern. Im Daily Business kann man nämlich schnell mal den Überblick verlieren, wenn viele Projekte anstehen und viele Personen am Austausch in unterschiedlichen Threads beteiligt sind.
Versehen Sie deshalb wichtige Nachrichten bzw. Informationen Ihrer Kolleg*innen mit Lesezeichen, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.


Wie das geht? Klicken Sie auf die einzelne Nachricht, dann auf die drei Punkte und schließlich auf „Diese Nachricht speichern“. Das funktioniert übrigens auch mit Einzel- und Gruppenchats, die Sie hervorheben möchten.

2) Sprechen Sie Kolleg*innen mit der Mention-Funktion direkt an

Klingt jetzt relativ simpel, aber aus unserer Erfahrung wissen wir, dass viele diese Funktion bei Teams nicht kennen bzw. nutzen. Mit der Mention-Funktion können Sie
innerhalb eines Chats eine bestimmte Person direkt ansprechen. Geben Sie dazu einfach das @-Zeichen mit dem Namen der Person ein – beispielsweise @JohnDoe. Die erwähnte Person erhält dann eine Benachrichtigung und kommt per Klick direkt zu der Erwähnung im Nachrichtenchat.
Das funktioniert übrigens genauso mit ganzen Teams oder allen Mitgliedern eines Kanals.

3) Integrieren Sie Apps

Genau wie mit der Mention-Funktion verhält es sich auch mit dem Nutzen von Apps in Microsoft Teams – viele schöpfen das Potenzial nicht aus; dabei bieten sich hier extrem viele Möglichkeiten, um das Arbeiten mit der Software noch effizienter zu gestalten.
Mit nur wenigen Klicks können Sie Applikationen von Microsoft selbst oder auch Drittanbietern einbinden. Damit profitieren Sie von Funktionen, die nicht direkt in Microsoft Teams verfügbar sind.
Klicken Sie dazu in der linken Sidebar wahlweise auf „Apps“ oder die drei Punkte unter dem Symbol „Dateien“. Fügen Sie dann nach Bedarf die gewünschten Apps hinzu. Wie wäre es z.B. mit OneNote, PowerPoint oder einer Dokumentenbibliothek? 


4) Zeichnen Sie Ihre Calls auf

Wussten Sie, dass Sie Anrufe in Teams auch aufzeichnen können? Das ist besonders praktisch, wenn jemand an einem Termin nicht teilnehmen kann oder Sie z.B. Workshops über Teams halten. Mit dieser Funktion kann der Inhalt für alle im Nachgang noch einmal zur Verfügung gestellt werden.
Klicken Sie dazu einfach im Anruf auf die drei Punkte im Menü und wählen Sie dort „Aufzeichnung beginnen“.

5) Nutzen Sie Whiteboards, um Ihre digitalen Meetings auf das nächste Level zu heben

Mit Whiteboards können Sie digitale Workshops und Meetings auf ein neues Level heben und tatsächlich mit Kolleg*innen wie in einem Termin vor Ort zusammenarbeiten. Klicken Sie dazu auf das „Teilen“ Symbol. Am rechten Rand erscheint eine Kachel von MS Whiteboard. Wenn Sie diese auswählen, wird das Whiteboard in Teams gestartet. Sie können daraufhin wählen, ob Sie die Whiteboard-App öffnen, oder die Anwendung direkt in Teams ausführen möchten. Schon können alle Teilnehmer*innen im Whiteboard Notizen machen, Ideen skizzieren uvm. 
Das Whiteboard wird automatisch in der Whiteboard Anwendung gespeichert. Vorsicht: Diese Funktion kannst nur in einem geplanten Termin verwendet werden.

Noch kein Microsoft Teams?

Ihr Unternehmen verfügt noch über keine Microsoft Teams Lizenz? Kontaktieren Sie uns – wir statten Sie in wenigen Tagen mit der Software aus und helfen Ihnen dabei, interne Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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